Preses konferences ir mediju pasākumi. Tie ir paredzēti, lai pozitīvi atspoguļotu preses paziņojumus par jūsu organizācijas paziņojumiem, iespējams, par jaunu politiku, produktu vai pakalpojumu, vai arī lai ierobežotu problēmas vai katastrofas negatīvo atspoguļojumu.
Preses konferences neatšķiras no citām prezentācijas iespējām, un, ja jūs sajaucat, tās var būt nopietnas, tāpēc ir vērts uzzināt, kā tās labi pārvaldīt.
Ir daudzi veidi, kā iegūt plašsaziņas līdzekļu atspoguļojumu. Preses konference jāizmanto tikai trīs gadījumos:
Preses konferences organizē diezgan daudz, un tos nav viegli vadīt. Tāpēc jūs vēlaties turēt vienu tikai tad, kad jums ir patiešām lielas ziņas, ar kurām sazināties, un vēlaties tās pēc iespējas ātrāk nodot plašai auditorijai.
Neviens viņu sāls vērts žurnālists nepiedalīsies preses konferencē, ja ziņas jau ir izlauzušas. Tai jābūt “jaunām” ziņām. Vienīgais izņēmums ir tas, ja jūs reaģējat uz katastrofu, bet pat tad preses konferencei ir jābūt pirmajai formālas atbildes reizei, vai arī jums ir jābūt kaut kam jaunam, lai dalītos ar plašsaziņas līdzekļiem.
Ja neviens to neprasa, tad droši vien neviens to nevēlas zināt, un prese jūsu preses konferencē netiks rādīta. Preses konferences rīkošanas laiks ir tāds, kad nevar pārvaldīt tālruņus, jo tik daudz žurnālistu meklē informāciju.
Lielākām organizācijām var būt arī preses birojs, kura uzdevums ir organizēt preses konferences un konsultēt jūs par to.
Ja nē, jāapsver vairākas jomas:
Diennakts nepārtrauktās ziņas drīzāk ir mainījušas preses konferenču ainavu, taču joprojām ir vērts atcerēties, ka ziņu organizācijas var mērķēt uz konkrētām televīzijas laika nišām.
Pusdienas rīta preses konference dod jums vislabākās iespējas nokļūt kādā no šīm laika nišām. Nedēļas vidus arī parasti tiek uzskatīts par labāku, jo tas ir klusāks par ziņām.
Lai sarīkotu preses konferenci, jums nav jādodas nekur citur.
Sanāksmju telpa būs piemērota ar nosacījumu, ka ir piemērots 'augšējais galds' un pietiekami daudz vietas presei. Bet, ja jūs tomēr dodaties citur, neaizmirstiet apmeklēt vietni, lai pārbaudītu, vai vieta ir piemērota, kā arī pārliecinieties, vai jums ir “plāns B”, ja rodas kāda problēma.
Ja esatreaģēšana uz katastrofu, var būt laba ideja atrasties problēmas lokācijā. Ja nekas cits, tas parādīs, ka jūsu augstākā komanda atrodas uz vietas, nevis 500 jūdžu attālumā.
Svarīgi ir tas, ka plašsaziņas līdzekļiem ir viegli nokļūt jūsu vietā, kā arī aprīkots ar visu nepieciešamo aprīkojumu.
Jūs vēlaties profesionālu skaņas aparatūru, tāpēc, ja nepieciešams, nomājiet to no PR uzņēmuma, kas var jums ieteikt, kas jums nepieciešams.
Pārliecinieties arī, vai esat ieguvis tehniķi, kurš var atrisināt visas problēmas. Jums vismaz būs nepieciešami mikrofoni, lai visi dzirdētu, ko runā jūsu runātāji.
Tāpat var būt noderīgi pasākuma videoieraksts, ja jaunākās ziņas citur nozīmē, ka dažas preses komandas neapmeklē. Pārliecinieties arī, vai ir spēcīgs mobilā tālruņa signāls un Wi-Fi savienojums, un piekļuves kods ir brīvi pieejams.
Jums būs jānorāda informācijas mape, ieskaitot apreses relīze, informācija par preses konferences dalībniekiem, organizācijas vecāko vadītāju citāti un visi partneri, kurus varat pārliecināt pateikt kaut ko pozitīvu, kā arī informācija par visiem plāniem. Iekļaujiet arī vietni ar papildu informāciju.
Jums jāapsver, kam vajadzētu apmeklēt. Kurš ir labākais no jūsu organizācijas?
Izvēlieties cilvēkus ar augstu ticamību, kuri spēs runāt labi un skaidri, tostarp atbildot uz jautājumiem.
Vai jāiekļauj arī pārstāvji no ieinteresēto personu organizācijām? Vai viņi gatavojas runāt, vai vienkārši būs pieejami, lai pēc tam atbildētu uz jautājumiem un sniegtu intervijas?
Ideālā gadījumā jūs vēlaties tikai vienu vai divus runātājus, taču pārliecinieties, ka visi, kas apmeklē, var palikt, lai pēc tam sniegtu intervijas medijos, jo tas nodrošinās, ka visi žurnālisti, kuri tiek novirzīti, var atgriezties vēlu un joprojām saņem stāstu.
Pārliecinieties, ka apgabals aiz skaļruņiem ir tukšs un / vai ir jūsu organizācijas logotips.
Jūs nevēlaties, lai jūsu skaļruņi tiktu rādīti televīzijā ar caurulēm, kas acīmredzami izlec no galvas, vai kaut kas cits, kas traucē aiz muguras. Ja iespējams, fonā un / vai pjedestālā vai tabulā iekļaujiet informāciju par savas organizācijas vietni.
Apsveriet pasākuma vadīšanai iespēju izmantot moderatoru, piemēram, iepazīstināt runātājus un virzīt jautājumus attiecīgajai personai. Jūs varētu, piemēram, piesaistīt pieredzējušu PR personu pie moderācijas vai pat draudzīgu žurnālistu.
Tas izklausās acīmredzami, taču neaizmirstiet vietējai un attiecīgā gadījumā valsts presei paziņot, ka rīkojat preses konferenci!
Šeit jāņem vērā divas galvenās jomas: savas informācijas prezentēšana un atbildēšana uz jautājumiem.
Šeit tiešām ir tikai viens svarīgs noteikums: īsi.
Sakiet, kas jums jāsaka, un pēc tam apstājieties. Ja jums ir vairāk nekā viens runātājs, īsi norādiet trīs līdz piecus punktus ne ilgāk kā apmēram trīs līdz piecas minūtes. Visai preses konferencei, ieskaitot jautājumus, vajadzētu ilgt ne vairāk kā 45 minūtes.
Darietnēizmantojiet PowerPoint vai citus vizuālos palīglīdzekļus.
Koncentrējieties uz stāstu, kuru vēlaties pastāstīt. Žurnālisti ir aizņemti cilvēki: ja jūs varat sniegt viņiem stāstu, ko viņi var izmantot, tas viņu dzīvi padara daudz vieglāku. Tas padara visticamāk, ka viņi nemeklēs citu leņķi, bet izmantos to, kuru esat viņiem devis.
Ja jūs viņiem nedosiet stāstu, viņi atradīs savu un jums tas var nepatikt.
Tas, iespējams, ir grūtākais preses konferences vadīšanas posms, jo jūs nezināt, kas notiks.
Sagatavojieties pēc iespējas vairāk, pirms tam izstrādājot, ko varētu lūgt, un sagatavojot labu atbildi uz katru sarežģīto jautājumu. Ieteicams praktizēt kopā ar kādu, kurš uzdodas par žurnālistiem. Ja preses konferencē runā vairāk nekā viena persona, iepriekš vienojieties, kurš atbildēs uz kāda veida jautājumiem.
Pārliecinieties arī, vai jūsu moderators ir uzmanīgs uz jautājumiem, kas ir ārpus preses konferences darbības jomas, it īpaši, ja tie ir naidīgi. Viņiem jābūt gataviem ielēkt un pateikt kaut ko līdzīgu:
'Es baidos, ka šis jautājums šodien ir ārpus mūsu darbības jomas. Vai kāds vēlas uzdot jautājumu par mūsu apspriesto materiālu? ”
Sargieties no žurnālistiem, kas vilina jūs izmantot noteiktas frāzes, “inficējot” jūs.Viņi var vēlēties citātus, kurus var izmantot ārpus konteksta, jo tie veido lieliskus virsrakstus.
Piemērs: infekciozs teksts
Preses menedžmenta apmācības pasākumā studentu komanda izlikās par lielveikalu ķēdes valdi, kas rīkoja preses konferenci. Viens žurnālists teica:
Vai varat pastāstīt vairāk par šo saindēto pārtiku, kas atrasta kādā no jūsu veikaliem?
Grupa satriekušies skatījās viens uz otru. Mācību instruktāžā nebija minēts par saindētu pārtiku, un patiesībā tikai žurnālists spēlēja spēles, lai redzētu, kas notiks. Viens no viņiem ierunājās.
Mēs nepieļaujam nevienu saindētu pārtiku.
Tiklīdz viņa to pateica, viņa saprata, ka viņu ir izdevies panākt. Citāts no konteksta un virsraksts avīzei nākamajā dienā bija īsta preses konference.
Preses konferences par sliktām ziņām, īpaši nelaimes gadījumiem vai katastrofām, ir īpašs gadījums. Skatiet mūsu lapuKrīzes komunikācijavairāk.
Ieteicams sazināties ar vietējām un valsts ziņu komandām, lai pārliecinātos, ka viņi ir ieguvuši visu nepieciešamo.
It īpaši, ja tajā dienā notika kāds cits pasākums un dažas preses komandas netika uz jūsu preses konferenci, zvaniet un informējiet viņus, ka jums ir ieraksts, un nosūtiet multivides komplektu pa e-pastu. Viņi, iespējams, varēs izmantot daļu no tā, pat ja viņu tur nebija. Vajadzības gadījumā jūs varat arī piedāvāt vēlāk izveidot intervijas ar dalībniekiem.
Ir arī laba prakse dalīties ziņu pārklājumos pašiem, izmantojot sociālos saziņas līdzekļus un savu vietni, lai panāktu maksimālu publicitāti, kā arī pārskatīt preses konferenci un no tā izrietošo atspoguļojumu, lai redzētu, ko no tā var mācīties.
Turpināt:
Krīzes komunikācija: Preses un sabiedrisko attiecību pārvaldīšana katastrofu gadījumos
Pašprezentācija prezentācijās